1. Používejte správné typy písma
Používejte standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10 až 12. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti. Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku. Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

2. Vždy uvádějte předmět zprávy
E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být  zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace.
„Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon,“ radí Jan Dvořák, vý-konný ředitel Počítačové školy Gopas.

3. Pozor na emoce a sarkasmus
Lidé leckdy používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Osobně si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Riskujete tak vznik nedorozumění.

4. Emotikony používejte s citem
Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony (neboli smajlíky), nepůsobí to profesionálně. Pokud píšete nadřízenému, tak na smajlíky zapomeňte úplně! Uvolněný styl písma proložený emotikonem si můžete dovolit až po té, cos e s adresátem už dobře znáte a odhadnete jeho reakci.

5. Při hromadné korespondenci odpovídejte všem
„V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce »odpovědět všem«. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán,“ pokračuje Dvořák. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlco-ván e-maily, které se ho netýkají.

6. Kdy používat při hromadné korespondenci slepou kopii
Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do tzv. skryté kopie. Vaši  zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

7. Neposílejte nadměrně velké přílohy
Příloha by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť. Další možností je soubory »zazipo-vat«.

8. Zkontrolujte si pravopis
Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat »z prava«. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo nerozpozná, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá.