Zaměříme se na situaci, kdy si podnikatel vystavuje faktury sám.

Cena za fakturační program

Zákon neříká, jakou formou musíte fakturu vystavit. Klidně ji můžete napsat rukou na papír – pokud bude obsahovat všechny potřebné údaje, je platná.

Když nechcete platit za specializovaný fakturační program, asi nebudete faktury vypisovat na papír, ale vytvoříte je v Excelu nebo třeba v Google Tabulkách. Uděláte je i ve Wordu, který nabízí několik šablon přímo pro faktury.

Za používání online fakturačního programu platíte měsíční poplatek v řádu nižších stokorun. Cena za vystavenou fakturu se odvíjí podle počtu faktur – čím víc jich vystavíte, tím levněji vás to vyjde v přepočtu na jednu fakturu.

Příklad:

Měsíční tarif: 400 Kč včetně DPH

Pokud vystavíte 5 faktur měsíčně, jedna vás vyjde na 80 Kč.

Pokud vystavíte 30 faktur měsíčně, jedna vás vyjde na 12 Kč.

Pokud vystavíte 200 faktur měsíčně, jedna vás vyjde na 2 Kč.

TIP: Faktura online zdarma – vyzkoušejte fakturační program iDoklad. Nejnižší tarif můžete používat zdarma neomezeně dlouho.

Cena vašeho času

Do ceny za vystavení jedné faktury započítejte i čas, který tím strávíte. Místo fakturování jste ho totiž mohli strávit na placené práci pro klienty (tzv. náklady ušlé obchodní příležitosti).

Jestliže svým klientům účtujete 800 Kč za hodinu, minuta stojí 13 Kč. Vystavení faktury v kancelářském programu máte sice zdarma (respektive program si už dávno platíte), ale pokud vám zabere tvorba dokladu 10 minut, stojí vás 130 Kč.

Musíte totiž ručně vyplnit všechny údaje o zákazníkovi, uvést položky na faktuře a jejich cenu, datum vystavení, datum platnosti, unikátní variabilní symbol, číslo faktury a případně i výši slevy. To vše si žádá určitý čas.

Ale nejde jen o tvorbu faktur. Musíte také kontrolovat účet, jestli už přišla platba, označit fakturu jako zaplacenou, nebo urgovat zákazníka, který se s platbou zpozdí. To jsou další minuty, které byste mohli trávit jinak.

Pokud používáte fakturační program, spousta činností vám odpadá:

• Zadáte jen IČ zákazníka a ostatní údaje program sám doplní z rejstříku ARES.
• Program automaticky doplní datum vystavení, datum splatnosti, číslo faktury a variabilní symbol.
• Položky i s cenami vložíte z ceníku, který jste si připravili předem. Pak ho využijete pro všechny své faktury.

Ve fakturačním programu díky tomu fakturu vytvoříte do minuty, takže vás to stojí 13 Kč oproti výše zmíněným 130 Kč v tabulkovém editoru.

Ačkoliv tedy fakturační program není zdarma, ve výsledku pro vás může být cenově výhodnější.

Jak snížit náklady na fakturační program

Fakturační aplikace obvykle nabízí různé tarify, které se liší dostupnými funkcemi. Dobře se s nimi seznamte a vyberte si pouze takový, který naplno využijete. Kdykoliv později jej můžete změnit nebo doplnit dalšími funkcemi.

Náklady si také snížíte, pokud si vyberete roční předplatné – bývá levnější než to měsíční.