Pokud uvažujete o založení společnosti nebo koupi hotové firmy, určitě už přemýšlíte, kde by mohla sídlit. Jestli k tomu chcete pracovat z pohodlí svého domova na venkově nebo v menším městě, můžete mít trochu obavy o prestiž. Takže je lepší platit měsíčně za kancelář, ve které se vám nebude chtít sedět? Ne, je to zbytečné a toto dilema spolu za malou chvilku prakticky vyřešíme.

Co je virtuální sídlo a jak funguje?

Firma svoje sídlo mít musí, o tom není pochyb. Potřebujete ho k zápisu, odněkud musíte firmu řídit a vaši spolupracovníci nebo zaměstnanci někde musí zadanou práci vykonávat. Pokud s nimi ale nepotřebujete být denně v osobním kontaktu, můžete je nechat doma a svůj byznys ovládat klidně z vlastního obývacího pokoje. Když budete mít sídlo firmy jen „na oko“.

Virtuální sídlo je služba, díky které si u vybraného poskytovatele zajistíte adresu, jež bude figurovat ve vašem zápisu do obchodního rejstříku. Nedochází přitom k fyzickému využívání prostor a cena za virtuální sídlo se zásadně liší od pronájmu klasické kanceláře, zvlášť v lokalitách v centru města.

Virtuální sídlo nebo také virtuální kancelář je zcela legální způsob, jak firmě přiřadit dobrou adresu. Od července 2009 má oporu v české legislativě a už bylo na čase. Ve Spojených státech fungují virtuální sídla už od roku 1995.

Jaké jsou výhody takového sídla pro firmu?

Virtuální sídlo můžete mít kdekoli, kde vám ho majitel nemovitosti poskytne. Třeba v centru Prahy, což oceníte hlavně v případě, že žijete v malé vesničce, o které moc lidí neslyšelo. Pražská adresa bezpochyby působí lepším dojmem než ta v odlehlých lokalitách, a to pro české zákazníky, ale především pro ty zahraniční. Ač u vás může být krásně, jen těžko k sobě přivábíte klienty, kteří po nahlédnutí do map zjistí, že by za vámi jeli na samotu u lesa nebo na statek po vašich prarodičích.

Takže budete mít sídlo firmy v Praze, ať už v centru, nebo kdekoli jinde. Další výhodou je to, že za to měsíčně zaplatíte jen zlomek částky, kterou byste vydávali na klasickou kancelář. Například na Praze 10 můžete mít sídlo už za 120 Kč měsíčně, na Praze 1 zaplatíte třeba 500 Kč. Oslnivě málo oproti 20 000 Kč měsíčně za standardní kancelář na okraji metropole a oproti mnohem větším sumám v prestižní lokalitě.

Padla bohužel výhoda, kterou byla nižší šance kontrol ze strany finančního úřadu v Praze. Ten, jak známo, má tolik práce, že ročně rozhodně nezavítá ke všem daňovým subjektům. Teď už ale kontroly může provádět kterýkoli finanční úřad a kontrolovat může kteroukoli firmu. 

Některé subjekty k poskytnutí sídla nabízejí taky služby virtuální asistentky, která vám možná výrazně ušetří čas i nervy s administrativou. Tuto službu uvítáte hlavně tehdy, když nemáte zase tolik „papírování“, abyste s ním zaměstnali člověka na plný nebo částečný úvazek, ale sami se této činnosti věnovat nechcete.

Další dobrou službou a výhodou je možnost využití zasedací místnosti na adrese sídla. Ne všechny potenciální nebo jisté klienty je vhodné „odbýt“ v kavárně, i když je hezká. Čas od času nejspíš tuto službu využijete a někde vám věnují i několik hodin zdarma.

Na co si dát při výběru virtuálního sídla pozor

Cena virtuálního sídla je tak nízká proto, že se o sídlo budete dělit s dalšími firmami. První, na co byste si měli dávat pozor, je proto počet firem, které už na adrese sídlí. Čím víc jich totiž je, tím podezřelejší může vaše firma být, nebo může minimálně ztrácet na prestiži. V Praze najdeme hned několik míst, kde virtuálně sídlí víc než 1 000 firem. Největší počet takto zapsaných firem na jedné adrese v Česku je 3 746!

O virtuální sídla je zájem a není divu, že se na tom někteří nepoctiví podnikavci snaží vydělat, aniž by vám nabídli nějaký ten komfort. K nejčastějším chytákům patří:

-        nízká cena podmíněná určitou délkou pronájmu, například na tři nebo čtyři roky;

-        žádné služby navíc, tedy například ani příjem pošty, za který tak potom vynaložíte další stovky korun u České pošty;

-        samostatné služby za doplatek, například upozornění na příchozí poštu nebo předání vzkazu;

-        zbytečné služby, které nevyužijete, například hezkou recepci, samozřejmě za víc peněz.

Když budete mít na paměti tyto triky, určitě si vyberete dobrého a kvalitního poskytovatele virtuálního sídla. Držíme palce!